こんな悩みはありませんか？
- 後輩からの報告が容量を得ないから改善策を練りたい
- うまく説明ができない自覚がある
- 上司への報告で「つまり何が言いたいの？」と言われる
この記事を最後まで読むと、
説明がわかりやすくなり、報告することへの抵抗やストレスがなくなるテクニックがわかります。
説明が下手な人の特徴5選と改善策
説明が上手になるには、下手な人の特徴を理解して改善する必要があります。
まずは説明が下手な人の特徴7つを理解しましょう！
考えを整理せずに話してしまう
説明が下手な人の特徴としてよくあるのが「考えを整理せずに話してしまう」です。
説明がうまくできないのは、自分の中で話すべき内容が十分理解できていないことから
伝えるべきポイントや話の組み立てができていないことが原因と考えらえるでしょう。
実際に私も会社員1年目のときは説明が苦手でした。
例えば、
あの、プロジェクトなんですけど、先週ちょっとトラブルがあって、解決したんですけど、その後、ミーティングがあって、昨日、新しいタスクが追加されました。
あとは、来週のデッドラインに向けて準備しているところです。
とってもわかりづらいですよね笑
では考えを整理しましょう。
考えを整理するときには、言いたいことをまず箇条書きにすると良いです。
上の例で言うと
- 先週トラブルがあったけど解決した
- その後ミーティングをして新しいタスクが追加された
- 現在は来週のデッドラインに向けて準備をしている
このようになります。
これを実際に話すと下の良い例のようになります。
プロジェクトの進捗について報告します。
先週トラブルが発生しましたが、すぐに解決しました。
解決後、ミーティングを行い新しいタスクが追加されました。
現在、来週のデッドラインに向けて準備を進めています。
とても分かりやすくなったと思いませんか？
このように、
説明をするときは話したいことを箇条書きにして考えを整理すると、わかりやすい説明がしやすいです。
時系列がバラバラ
話すときは時系列を意識して話さないと相手が混乱してしまいます。
例えば、
先週、私たちは新しいマーケティングキャンペーンを始めました。
新しいキャンペーンのデザインを決めるために、数週間前にチームで会議を行いました。
結果として、今月初めにA/Bテストを実施しました。
その後、キャンペーンを立ち上げる前に、一週間前に広告素材を制作しました。
上の例の説明では時系列がバラバラで何をいつ行ったのかがわかりにくいですよね。
これを踏まえて改善した文章がこちらになります。
数週間前、チームで会議を行い、新しいマーケティングキャンペーンのデザインを決めました。
その後、今月初めにA/Bテストを実施しました。
次に、一週間前に広告素材を制作し、先週、新しいキャンペーンを立ち上げました。
このように、
時系列に沿って話すことによって聞き手が順序を理解しやすくなります。
主語を抜いて話してしまっている
会話の中で主語が抜けると、
- 誰の話なのか
- 何について話しているのか
がわかりづらくなってしまいます。
聞き手は「これは誰のことを話しているんだろう？」という疑問を持ったまま話を聞くことになるので、
会話の内容が頭に入ってこなくなってしまいます。
部下から上司へ報告するときの話し方として悪い例と良い例を比較してみましょう。
先週、進捗報告しました。追加のリサーチも完了しました。次のステップとして、資料をまとめます。
悪い例での悪いところは
「進捗報告しました」、「追加のリサーチも完了しました。」「資料をまとめます」というのを誰が行ったのかがわからないところです。
これを改善した良い例を見てみましょう。
先週、私が進捗報告を行いました。また、チーム全員で追加のリサーチを完了しました。次のステップとして、私が資料をまとめます。
このように、
主語をはっきり言うことで、誰が何を行ったのかががわかるようになります。
相手が何を知らないかを考えていない
相手が何をわかっていて何をわかっていないのかを考えずに話をすると、
聞き手は「この言葉ってどういう意味なんだろう？」
という考えで頭がいっぱいになってしまい、
その後の話が理解できなくなってしまいがちです。
上司が会議で指示を出す際の悪い例と良い例を比較してみましょう。
新しいキャンペーンでは、コンバージョン率を向上させるために、SEO対策を強化し、SEMキャンペーンを実行しつつ、リターゲティングを行います。
CTRを最大化するために、A/Bテストを複数回実施し、最適化を図ります。
この例の悪い点は
- 専門用語（SEO、SEM、リターゲティング、CTR、A/Bテスト）を使いすぎて理解度が低い新人には理解が難しい
- 具体的な流れがイメージしづらい
というものがあります。
この点を踏まえて良い例を見てみましょう。
新しいキャンペーンでは、まずGoogle検索で目立つように工夫します。
そして、検索結果の上に広告を出し、一度サイトに来た人に再度広告を見せます。
さらに、2種類の広告を試してどちらが良いか調べます。
改善点としては
- 専門用語を使わず、わかりやすい言葉で話す。
- 具体的な流れをわかりやすく話すために段階的な説明をする。
※「まず、そして、さらに、最後に」などの言葉を使う。
という2点があり、これを意識することで相手に伝わりやすい話し方ができるでしょう。
話す速度が速い
どれだけわかりやすい話し方ができていても、
話す速度が早すぎると、聞き取れずに頭に入ってきません。
「今日はスケジュールがきつくて急いでいるから早口で話して次の予定を消化したい！」
と思ってしまい、焦ってしまう気持ちもわかりますが、
内容が伝えたい内容が伝わらなければ2度目の説明が必要になります。
焦る気持ちをグッと抑えるのは結構難しいですが、、、
「2回説明するよりはいっか！」
と考えてゆっくり説明しましょう！
説明するストレスが無くなるテクニック｜PREP法
一般的に、聞き手は早く要点を言ってもらいたいと思っているせっかちな人が多いです。
そのため、結論から話すことで要点を簡潔に伝えることができるようになり、コミュケーションが円滑になります。
そこで、結論から話す便利なテクニックとしてPREP法があります。
PREP法とは
結論→理由→例え→結論
の順番で話す方法であり、
それぞれの頭文字を取ってPREP法といいます。
- Point：結論
- Reason：理由
- Example：例え
- Point：結論
では実際どのようにはどのようにPREP法を使って話すのかを解説していきます。
例えば、「毎日朝ごはんを食べることはとても大切です」ということを伝えるときは、
Point（結論）
毎日朝ごはんを食べることはとても大切です。
Reason（理由）
なぜなら、朝ごはんを食べることで、一日を元気に過ごすためのエネルギーが得られるからです。
Example（具体例）
例えば、朝ごはんを食べた日は学校で集中しやすくなり、授業中に眠くなることが少なくなります。また、スポーツの時間でも元気に動けるようになります。
Point（結論の再提示）
だから、毎日朝ごはんをしっかり食べることがとても大切なんです。
というような伝え方になります。
とてもシンプルでわかりやすいと思います。
実際に使うときは、自分の伝えたいことを箇条書きで書き出し、
書き出したものを結論、理由、具体例の3つに分解します。
- 結論
- 理由
- 具体例
伝えたい内容によっては必ずしもこの3つが存在するわけではなく、
- 結論→具体例
- 結論→理由
のようになるかもしれません。
話として変にならない程度にPREP法の順番で話すことを意識するのが良いと思います。
PREP法のデメリット
PREP法にはデメリットもあるので紹介しておきます。
- 使い慣れる必要がある
- スピーチ・長文作成には向かない
いきなり使える人もいるかもしれませんが、
徐々に使えるようになっていくのが一般的ですので、たくさん練習しましょう。
練習方法
練習できる場面としては以下のような場面があります。
- 会議
- プレゼン
- 報告
会社で働いている場合であれば、
会議や報告はよくあると思いますので、そこで練習するのが良いと思います。
最後に
この記事では
- 説明が下手な人の特徴とその改善方法
- 説明するためのテクニック（PREP法）
について話しました。
この記事を読んで、
「あっ これ私かもしれない！」
と思ってしまい、
少しでも説明がうまくなるための手助けになっていれば嬉しいです。
最後まで読んでいただきありがとうございます。
